提案書の初稿作成を3日から4時間に短縮、技術的逸脱の報告漏れをゼロに

案件ごとに数百ページの入札仕様書から技術パラメータと商務条件を抽出し、過去の提案書を組み合わせて作成する必要がありました。営業技術者は勤務時間の半分を提案書の作成に費やし、繁忙期には間に合わずに入札を見送ることもありました。技術的逸脱表の報告漏れで失格となった経験もあります。

同社は入札の対応能力を2倍にすると同時に、過去の受注提案を再利用できる資産にすることを望んでいました。

入札業務を「読む、答える、確認する」の3段階に分け、それぞれにエージェントを本番稼働させました。いずれも営業技術者が現在使っているコラボレーションツール上で動作します。

• 読む：技術パラメータ、資格要件、評価基準、提出期限を自動抽出し、入札の要点リストを生成
• 答える：過去の提案書ライブラリと製品仕様表に基づき、技術提案と商務回答の初稿を生成。入札要件に1項目ずつ対応
• 確認する：技術的逸脱表と資格チェックリストを自動生成し、不足項目をハイライト
• 提案書ライブラリは業種と設備種別でタグ付けし、受注した提案を毎回自動でアーカイブ

入札仕様書の解析ではページ番号の参照を保持し、すべての回答内容を入札原文まで遡れるようにしています。過去の提案書ライブラリはマスキング処理を施してから登録し、価格部分はモデルのコンテキストに含めません。